mootivasi seorang sekertaris

Motivasi - Motivasi

Jika anda sedang benar, jangan terlalu berani dan
bila anda sedang takut, jangan terlalu takut.
Karena keseimbangan sikap adalah penentu
ketepatan perjalanan kesuksesan anda

Tugas kita bukanlah untuk berhasil. Tugas kita
adalah untuk mencoba, karena didalam mencoba
itulah kita menemukan dan belajar membangun
kesempatan untuk berhasil

Anda hanya dekat dengan mereka yang anda
sukai. Dan seringkali anda menghindari orang
yang tidak tidak anda sukai, padahal dari dialah
Anda akan mengenal sudut pandang yang baru

Orang-orang yang berhenti belajar akan menjadi
pemilik masa lalu. Orang-orang yang masih terus
belajar, akan menjadi pemilik masa depan

Tinggalkanlah kesenangan yang menghalangi
pencapaian kecemerlangan hidup yang di
idamkan. Dan berhati-hatilah, karena beberapa
kesenangan adalah cara gembira menuju
kegagalan

Jangan menolak perubahan hanya karena anda
takut kehilangan yang telah dimiliki, karena
dengannya anda merendahkan nilai yang bisa
anda capai melalui perubahan itu

Anda tidak akan berhasil menjadi pribadi baru bila
anda berkeras untuk mempertahankan cara-cara
lama anda. Anda akan disebut baru, hanya bila
cara-cara anda baru

Ketepatan sikap adalah dasar semua ketepatan.
Tidak ada penghalang keberhasilan bila sikap
anda tepat, dan tidak ada yang bisa menolong
bila sikap anda salah

Orang lanjut usia yang berorientasi pada
kesempatan adalah orang muda yang tidak
pernah menua ; tetapi pemuda yang berorientasi
pada keamanan, telah menua sejak muda

Hanya orang takut yang bisa berani, karena
keberanian adalah melakukan sesuatu yang
ditakutinya. Maka, bila merasa takut, anda akan
punya kesempatan untuk bersikap berani

Kekuatan terbesar yang mampu mengalahkan
stress adalah kemampuan memilih pikiran yang
tepat. Anda akan menjadi lebih damai bila yang
anda pikirkan adalah jalan keluar masalah.

Jangan pernah merobohkan pagar tanpa mengetahui
mengapa didirikan. Jangan pernah mengabaikan
tuntunan kebaikan tanpa mengetahui keburukan
yang kemudian anda dapat

Seseorang yang menolak memperbarui cara-cara
kerjanya yang tidak lagi menghasilkan, berlaku
seperti orang yang terus memeras jerami untuk
mendapatkan santan

Bila anda belum menemkan pekerjaan yang sesuai
dengan bakat anda, bakatilah apapun pekerjaan
anda sekarang. Anda akan tampil secemerlang
yang berbakat

Kita lebih menghormati orang miskin yang berani
daripada orang kaya yang penakut. Karena
sebetulnya telah jelas perbedaan kualitas masa
depan yang akan mereka capai

Jika kita hanya mengerjakan yang sudah kita
ketahui, kapankah kita akan mendapat
pengetahuan yang baru ? Melakukan yang belum
kita ketahui adalah pintu menuju pengetahuan

Jangan hanya menghindari yang tidak mungkin.
Dengan mencoba sesuatu yang tidak
mungkin,anda akan bisa mencapai yang terbaik
dari yang mungkin anda capai.

Salah satu pengkerdilan terkejam dalam hidup
adalah membiarkan pikiran yang cemerlang
menjadi budak bagi tubuh yang malas, yang
mendahulukan istirahat sebelum lelah.

Bila anda mencari uang, anda akan dipaksa
mengupayakan pelayanan yang terbaik.
Tetapi jika anda mengutamakan pelayanan yang
baik, maka andalah yang akan dicari uang

Waktu ,mengubah semua hal, kecuali kita. Kita
mungkin menua dengan berjalanannya waktu,
tetapi belum tentu membijak. Kita-lah yang harus
mengubah diri kita sendiri

Semua waktu adalah waktu yang tepat untuk
melakukan sesuatu yang baik. Jangan menjadi
orang tua yang masih melakukan sesuatu yang
seharusnya dilakukan saat muda.

Tidak ada harga atas waktu, tapi waktu sangat
berharga. Memilik waktu tidak menjadikan kita
kaya, tetapi menggunakannya dengan baik
adalah sumber dari semua kekayaan

tatpenampilan ideal dan menarik seorang sekertaris

Penampilan Ideal dan Menarik Seorang Sekretaris

Pengertian tentang penampilan

            Menurut pendapat para ahli pengertian penampialan adalah :

1)      Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk menjadi lebih menarik terutama dari segi fiskal dan juga pembentukan kepribadian yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita.

2)      Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya menjadi lebih baik dalam berpenampilan.

3)      Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang.

4)      Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih.

5)      Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya.

 Penampilan bagi seorang Sekretaris

                Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun 

kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan,

antara lain :

a. Makan makanan yang cukup gizinya.

b. Olahraga yang cukup.

c. Istirahat yang cukup.

Untuk kantor- kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat - saat 

tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

2. Perawatan Badan

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :

a. Perawatan rambut.

b. Perawatan wajah atau muka.

c. Perawatan tangan dan kaki.

Ciri dari Sekretaris yang Ideal

Sekretaris adalah pekerja kantor atau asisten yang bertugas mengerjakan pekerjaan kantor,melaksanakan tugas-tugas administrtif,dan tugas-tugas pribadi dari pimpinan seperti mengatur pejalanan dinas pimpinan,megatur agenda pimpinan,jadwal meeting dan lain-lain .Serta sekretaris adalah orang yang mampu menjaga rahasia perusahaaan.

Dalam hal penampilan sekretaris harus dapat tampil dengan rapi,bersih dan segar,cantik bukan merupakan syarat mutlak menjadi seorang sekretaris.Namun yang paling penting adalah inner beauty sekretaris itu sendiri.

Dimanapun sekretaris itu berada ia harus mampu menjaga citra perusahaan dengan tidak terlibat tindak kriminal atau tindak pidana yang lain.

Dari uraian di atas,berikut adalah ciri-ciri seorang sekretaris ideal:

1.      Baik dan bertanggung jawab
2. Menampilkan citra perusahaan
3. Berpenampilan menarik
4. Memahami wewenang dan tanggung jawab dengan baik
5. Mampu dan pandai menjaga rahasia perusahaan
6. Menguasai teknologi
7. Cekatan,terampil,cermat,dan pintar
8. Memahami karakter atasan
9. Memiliki etika yang baik
10.Pandai berbicara di depan publik
11.Mampu menjaga kondisi fisik dan psikhis dengan baik

Penampilan Seorang Sekretaris yang Menarik

 

1.   Tata Rambut (Hair Style)
      Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Adalah tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. sebenarnya bagi sekretaris model rambut harus diperhatikan, disamping kebersihan, rambut juga harus di pelihara, model gondrong atau crew cut juga tidak disarankan untuk seorang sekretaris.

2.   Tata Rias (Make Up)
      Hendaknya menghindari merias muka sampai menyita waktu terlalu banyak sebelum sekretaris berangkat kerja, dengan pengertian jika sekretaris merias muka hendaknya dilakukan dengan cepat tetapi dapat bertahan lama. Sangat disarankan agar wajah sekretaris selalu tampak segar sepanjang ia bekerja, oleh karena itu harus dicegah jangan sampai kurang tidur agar tetap sehat selama bekerja.

3.   Tata Busana 
      Tidak disarankan mengenakan pakaian dengan warna - warni yang mencolok, tapi sebaiknya mengenakan warna polos dapat berupa model two-pieces atau three-pieces. kedua, jangan memakai rok terlalu pendek, minimal 3 cm diatas lutut dan bagian dada yang terlalu terbuka.

4.   Pose dan Gaya Berjalan
      Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri. 

cara menghadapi atasan yang sedang marah

5 Trik sederhana menghadapi bos yang sedang marah

Ilustrasi orang marah. ©2012 Merdeka.com

Merdeka.com - Kemarahan bos Anda membuat lingkungan kantos jadi suram. Hampir semua karyawan merasa stres dalam situasi seperti ini. Mungkin ada beberapa alasan kenapa bos Anda marah-marah. Boldsky memberi trik sederhana untuk menghadapi bos yang sedang marah. Yuk coba tips di bawah ini!

1. Datang lebih pagi

Anda bisa membuatnya terkesan dengan datang lebih awal ke kantor. Yang terpenting adalah datang tepat waktu atau tidak terlambat.

2. Low profile

Bersosialisasi dengan rekan sekantor itu perlu, namun bukan jadi sebuah keharusan. Anda harus tetap low profile dan berkonsentrasi pada pekerjaan di kantor.

3. Stop pujian palsu!

Kata-kata manis tak mempan di hadapan orang yang sedang marah. Jadi tidak ada gunanya sok basa-basi dan melempar pujian palsu pada bos Anda. Bicaralah pada bos Anda dengan sopan dan tidak perlu menunjukkan rasa bersalah. Bersikaplah senormal mungkin!

4. Perbaiki kesalahan

Tidak ada orang yang marah tanpa alasan. Apabila Anda sudah melakukan kesalahan, maka segera perbaiki hal itu. Inilah solusi paling tepat untuk Anda.

5. Jangan diambil pusing!

Anda mungkin merasa kesal dengan perbuatan bos di kantor. Ingat! Panas tidak perlu dibalas dengan panas. Anda bisa mengambil jalur tengah dan tidak ambil pusing tentang persoalan tersebut.

Jika bos Anda bukan seorang yang temperamental, tips ini pasti berhasil. Sebaliknya, jika bos Anda memang punya watak pemarah, sebaiknya cari pekerjaan lain [des]

cara menerima telepon dengn baik dan benar

TATA CARA BERTELEPON YANG BAIK DI KANTOR

Berikut adalah tata cara bertelepon yang baikm di dalam kantor:

1. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.

2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telepon. Kasihan lawan bicara kita

3. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa dibantu. Misal: PT Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian bisa dibantu..?

4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?

5. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak & empuk didengar dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan menggunakan suara perut

6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu cepat dan terlalu lambat

7.Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita

8.Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan

9. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan

10.Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa saya bantu?” atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam

11.Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum selesai berbicara.

Selamat mencoba, mudah-mudahan postingan ini bisa membantu mengingatkan kita semua agar selalu bersikap santun saat meng handle telepon dari seseorang

Tata Cara Bertelepon

Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.

Menerima telepon:

• Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.
• Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.
• Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?
• Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.
• Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
• Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
• Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.
• Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.
• Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

• Sikap mau membantu.
• Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.
• Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
• Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
• Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
• Jangan menguap.
• Jangan memotong pembicaraan.
• Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
• Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
• Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

membuat schedule untuk atasan

Mengatur Schedule Atasan

Posted on 24 September 2014by yoan14

Sering kali atasan kita terlihat sibuk dengan semua pekerjaan yang setiap hari datang memenuhi schedule mereka. Untuk itu, para atasan yang mempunyai schedule sangat padat butuh seorang sekretaris yang dapat mengatur schedule mereka. Dengan itu schedule-schedule yang ada dapat di atur dengan baik. Tidak hanya membuat schedule tetapi sekretaris harus selalu mengingatkan atasan dengan schedule mereka yang sudah di atur serta memberitahu jadwal apa saja yang harus dihadiri. Keuntungannya dengan mengatur schedule adalah jika ada jadwal yang bentrok akan terlihat dan dapat diatur ulang kembali dengan disesuaikannya jadwal atasan tersebut. Membuat schedule atasan dapat dikerjakan dengan menggunakan Ms. Excel.

Berikut contoh mengatur jadwal atasan dengan menggunakan Ms. Excel 2007 :

Contoh Jadwal SM. Pemasaran IPC

sekertaris

Sekertaris modern

Menjadi seorang sekretaris di jaman modern seperti sekarang ini tentu memiliki tantangan yang lebih besar. Bagaimana tidak, jika dibandingkan dengan era jaman dulu, tantangan sekretaris di era globalisasi ini semakin kompetitif. Apabila kita tidak memiliki kapasitas-kapasitas yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, maka tentu akan lebih sulit untuk menjadi seorang sekretaris di masa kini. Tingkat persaingan yang semakin tinggi berimbang dengan kualitas-kualitas terbaik yang dimiliki oleh calon-calon sekretaris muda ini menjadikan pekerjaan sebagai seorang sekretaris sangat kompetitif.

Seorang sekretaris pada jaman dulu hanya memiliki kewajiban-kewajiban yang ringan dan dapat dikatakan standar perusahaan, yaitu misalnya tugas untuk mengurus keperluan kantor. Namun pekerjaan sebagai seorang sekretaris di masa kini memiliki tingkat tantangan yang berbeda. Tantangan sekretaris masa kini lebih banyak dan lebih kompleks, misalnya saja sekretaris dituntut harus berpengetahuan / berwawasan luas, mampu menghadapi situasi yang tidak terduga, mampu bertindak dan mengambil keputusan secara cepat dan tepat, dan lain sebagainya.

Saat ini tantangan sekretaris dalam bekerja pun semakin beragam, hal ini dikarenakan penyesuaian terhadap laju perubahan modernisasi kehidupan. Industri perekonomian yang semakin maju pesat tidak dapat memberikan kesempatan kepada seorang sekretaris untuk bekerja dengan bersantai-santai.

Tantangan sekretaris bermacam-macam, misalnya saja tantangan sekretaris profesional, maka sekretaris tersebut harus dapat menjadi seseorang yang memiliki berbagai informasi yang kemungkinan sewaktu-waktu dapat dibutuhkan. Sekretaris profesional dapat mensupport tentang informasi, teknis, serta pendukung kelancaran acara kantor antara semua karyawan dan atasannya.

Saat ini sekretaris tidak hanya terbatas pada batasan gender, karena di era globalisasi ini sudah sering dan banyak ditemui sekretaris pria. Tentunya tantangan sekretaris pria ini tidak berbeda jauh dengan tangan sekretaris wanita. Baik sekretaris pria dan wanita, memiliki tantangan sekretaris kantor yang juga mencakup seluruh area pekerjaan sekretaris pada umumnya.

Pengertian Sekretaris

Sebelum memahami lebih jauh tentang tantangan sekretaris, akan lebih baik apabila terlebih dahulu mengerti tentang arti dari seorang sekretaris. Sekretaris ini berasal dari Bahasa Latin ‘secretum’ dan Bahasa Belanda ‘secretaries’ yang memiliki arti rahasia. Dalam Bahasa Inggris, sekretaris adalah ‘secretary’ yang juga memiliki arti rahasia. Maka dari itu, sekretaris dimaknai pekerjaan seseorang yang memiliki kewajiban untuk menjaga rahasia baik perusahaan maupun atasannya. Namun dalam prakteknya, jenis pekerjaan sekretarismemiliki arti dan peran yang cukup luas, tidak sekedar terkait tentang menjaga rahasia.

Profesi sekretaris tidak hanya berkutat pada pekerjaan seputar arsip dan filling berkas-berkas serta dokumen kantor. Memang pada dasarnya seorang sekretaris harus dapat merangkap menjadi seorang tenaga administrasi, namun pada kenyataannya tugas seorang sekretaris memiliki cakupan kerja yang lebih luas. Seorang sekretaris juga dituntut memiliki sikap dan perangai yang sopan serta tata krama yang baik. Tata krama sekretaris mencakup keterampilan menampilkan citra perusahaan dengan baik, memiliki etika kerja yang baik, sopan dan bertanggung jawab, dapat menjaga rahasia perusahaan, mampu membawa diri pada setiap kesempatan, dan lain sebagainya.            

 Jenis-jenis Sekretaris

Sekretaris memiliki beberapa jenis jabatan berdasarkan ruang lingkup tanggung jawabnya, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sekretaris Organisasi / Executive Secretary

Sekretaris organisasi adalah seorang sekretaris yang memiliki tugas untuk sebuah project kesekretariatan di sebuah instansi perusahaan maupun pemerintahan. Beberapa tugas dari sekretaris organisasi mencakup merencanakan dan mengatur, penyusunan tata kerja beserta struktur organisasi, membuat keputusan, mengarahkan, koordinasi, serta monitoring.

2. Sekretaris Pimpinan / Private Secretary

Sekretaris pimpinan dapat dikatakan adalah orang kepercayaan atau tangan kanan dari seorang atasan. Biasanya sekretaris pimpinan tidak memiliki anak buah dan hanya bekerja untuk salah seorang pimpinan saja. Sekretaris pimpinan biasanya bertugas untuk membantu meringankan beban pimpinannya.

3. Sekretaris Pribadi / Personal Secretary

Sekretaris pribadi membantu aktivitas pekerjaan kantor seseorang secara personal. Pekerjaan ini biasanya bersifat pribadi, sehingga sekretaris pribadi tentu harus memiliki tanggung jawab untuk menjaga rahasia serta melaksanakan tugas yang diberikan secara khusus kepadanya tersebut secara baik dan bertanggung jawab.

4. Sekretaris Junior  dan Sekretaris Senior

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dibagi kedalam dua golongan yaitu sekretaris junior dan sekretaris senior. Sekretaris junior adalah seseorang yang baru masuk dan bergabung kedalam bidang pekerjaan sekretaris. Tentu seseorang tersebut belum memiliki pengalaman dan masih memerlukan pengarahan dari atasan maupun senior-seniornya. Tidak jarang sekretaris junior masih sering melakukan kesalahan karena belum terbiasa dengan tugas dan pekerjaannya. Sedangkan sekretaris senior adalah sekretaris yang telah cukup berpengalaman dalam bidang kerja tersebut sehingga mampu bekerja secara lebih profesional, inisiatif, dan cenderung lebih sedikit melakukan kesalahan-kesalahan dalam pekerjaan sekretaris.

    

Pengertian Tantangan Sekretaris

Di era globalisasi dan perekonomian yang kian maju, pekerjaan sekretaris juga memiliki beberapa tantangan baru. Tantangan sekretaris adalah sebuah keadaan dimana pekerjaan sekretaris membutuhkan peningkatan skill dan inisiatif untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang setiap saat dapat muncul. Tantangan sekretarismerupakan hal yang menghambat pekerjaan seorang sekretaris. Maka dari itu, seorang sekretaris harus dapat menyelesaikan persoalan-persoalan tersebut dan berani menghadapitantangan sekretaris yang terus berdatangan.

Merupakan suatu kewajiban apabila saat ini seorang sekretaris di tuntut memiliki sikap yang cekatan dan terampil. Karena kedua sikap tersebut adalah sikap yang paling dibutuhkan dalam menghadapi tantangan sekretaris yang kian beragam. Dengan adanya sikap tersebut, seorang sekretaris akan lebih mampu dalam menghadapi tantangan serta menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul.

Macam-macam Tantangan Sekretaris

Lalu apa saja tantangan seorang sekretaris yang biasanya dihadapi dalam dunia kerja? Berikut ini terdapat beberapa contoh tantangan sekretaris yang sering muncul dalam pekerjaan, yaitu sebagai berikut :

1. Memiliki Wawasan tentang Perusahaan

Sangat penting untuk memahami tentang seluk beluk perusahaan tempat bekerja. Serta langkah baiknya apabila juga mengetahui tentang latar belakang, sejarah, dan bahkan pendiri, pemilik, pengurus, serta pemegang saham perusahaan. Dengan lebih mengetahui dan memahami semua aspek tentang perusahaan, maka seseorang akan lebih memahami tentang visi dan goal-goal yang ingin dicapai oleh perusahaan. Kemudian, seorang sekretaris akan dapat semakin mudah memposisikan dirinya dalam pekerjaan dengan cara menyesuaikan kemampuannya dengan bidang yang harus digeluti. Tantangan sekretaris ini akan membuat seorang sekretaris dapat mengukur kemampuan kerja serta kompetensinya di perusahaan tersebut. Tantangan ini bisa diubah menjadi sebuah motivasi untuk berubah menjadi semakin baik dan kompetitif.

2. Memiliki Wawasan tentang Produk-Produk Perusahaan

Tidak hanya di bidang marketing, seorang sekretaris juga memiliki tantangan untuk lebih mengenal produk-produk perusahaan. Tantangan sekretaris ini mencakup kewajiban untuk mengenal dan mengerti tentang produk-produk yang ditawarkan oleh perusahaan tempat bekerja. Dengan lebih mengenal produk tersebut, maka seorang sekretaris akan semakin mahir dalam hal pemasarannya. Seorang sekretaris dituntut untuk memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas tentang segala hal. Dan pengetahuan tentang produk-produk perusahaan ini akan sangat membantu ketika perusahaan sedang mengadakan meeting-meeting eksternal, serta kerjasama dengan partner dan perusahaan lainnya.

3. Mengetahui Rekan Bisnis serta Kompetitior Perusahaan

Setelah mengenal perusahaan tempat bekerja serta produk-produk perusahaan tersebut, maka akan lebih baik apabila seorang sekretaris juga mengetahui tentang keseluruhan rekanan bisnis dan partner kerjasama yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, sangat penting juga untuk memiliki pengetahuan tentang kompetitor-kompetitor perusahaan. Hal ini akan menjadikan seorang sekretaris lebih cakap dalam bekerja serta lebih mampu memposisikan diri dalam bersikap kepada rekan bisnis maupun kepada kompetitor. Tantangan sekretaris yang satu ini akan membuat perusahaan semakin maju dengan masukan-masukan serta evaluasi. Karena dengan mengenal kawan dan lawan, perusahaan akan semakin termotivasi untuk memperbaiki diri menjadi lebih baik.

Cara Menghadapi Tantangan Sekretaris

Setelah disebutkan mengenai macam-macam tantangan sekretaris, beberapa cara dapat dilakukan dalam menghadapi tantangan sekretaris tersebut. Salah satu kunci utama untuk menghadapi tantangan sekretaris adalah harus mempunyai wawasan yang luas dan selalu belajar dengan teknologi terbaru yang dapat membantu pekerjaannya. Selain itu, tantangan sekretaris dapat dihadapi dengan aksi atau tindakan dengan dibantu oleh aspek psikologis. Yang dimaksud dengan aspek psikologis contohnya adalah kemampuan untuk mengontrol emosi. Proses tersebut dapat dilakukan melalui cara manajemen diri, membentuk citra diri yang positif, memiliki keseimbangan pribadi (keseimbangan kehidupan pribadi dan karir), keterampilan pribadi (kemampuan-kemampuan yang dapat dikembangkan), serta harga diri (menghargai keunikan diri).

Melalui aksi, cara menghadapi tantangan sekretaris adalah melalui beberapa aksi nyata yaitu memiliki keahlian dan pengetahuan sesuai dengan profesi, mempunyai motivasi tinggi, membentuk rasa percaya diri yang tinggi, memiliki sikap terbuka terhadap orang lain, mampu menerima kekurangan yang dimiliki, keyakinan dalam menghadapi masalah, memahami peran dan fungsi, tugas serta tanggung jawab sebagai seorang sekretaris, serta memiliki etika profesi sekretaris yang bertanggung jawab.

Peluang Menjadi Sekretaris

Menjadi seorang sekretaris memiliki beberapa keuntungan, salah satu keuntungan menjadi sekretarisadalah memiliki kemampuan untuk mengerjakan tugas secara multi tasking, pekerjaan ini akan meningkatkan skill Anda di berbagai bidang keahlian. Apabila Anda merasa tertarik dan tertantang untuk menjadi seorang sekretaris pada saat ini, maka beberapa tips berikut mungkin dapat membantu untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional. Beberapa tipsnya adalah sebagai berikut :

1. Memiliki Wawasan yang Luas

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas di berbagai bidang. Karena pekerjaan sekretaris pada saat ini tidak hanya terbatas pada pekerjaan mengetik, menangani email, menerima telepon, membuat appointment, dan membuat presentasi semata. Untuk menghadapi kompetisi di era globalisasi ini, seorang sekretaris membutuhkan wawasan yang luas agar dapat bekerja dengan lebih kreatif dan inovatif. Sisi positif lainnya adalah dapat mengambil keputusan yang tepat dengan cepat serta memperluas networking.

2. Memiliki Kecerdasan Emosi

Menjadi seorang sekretaris memerlukan tingkat kontrol emosi yang baik. Bagaimana tidak, seorang sekretaris akan selalu berinteraksi dengan banyak orang yang berbeda-beda setiap harinya. tentu masing-masing orang tersebut memiliki kepribadian dan karakter yang beragam. Maka dari itu, seorang sekretaris yang mampu mengontrol emosinya merupakan nilai tambah positif bagi sebuah perusahaan.

3. Memiliki Keahlian yang Spesifik

Keterampilan seorang sekretaris seperti mampu mengoperasikan komputer, filling, dan lain sebagainya sudah tentu merupakan hal yang umum dimiliki oleh sebagian besar orang yang tertarik dengan pekerjaan sekretaris. Namun hal apa yang dapat membedakannya? Tentu sebuah keahlian yang lebih spesifik. Katakanlah misalnya saja Anda memiliki keahlian di bidang legal, accounting / financing, human resource, maupun pajak (tax), maka hal tersebut akan menjadi nilai tambah bagi Anda untuk menjadi seorang sekretaris kompeten yang dibutuhkan.

4. Mampu Menguasai Manajemen Informasi

Sekretaris dikenal sebagai sosok yang berperan sebagai penghubung informasi satu sama lain, baik perseorangan maupun lintas departemen. Maka dari itu, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan untuk menyimpan dan menyampaikan informasi dengan akurat kepada orang / departemen yang tepat. Sekretaris dapat menjadi penghubung penyampaian informasi di dalam perusahaan.

5. Menguasai Teknologi

Teknologi yang dimaksud adalah teknologi komunikasi. Seperti yang diketahui, komunikasi ini sangat luas cakupannya, bisa terjadi komunikasi langsung (tatap muka), maupun komunikasi secara tidak langsung (telepon, internet, dan sebagainya). Komunikasi langsung memerlukan seorang sekretaris yang cakap berkomunikasi, dan memiliki keahlian melakukan presentasi sendiri yang menarik dan persuasif. Pada saat ini, seorang sekretaris dituntut untuk dapat bekerja secara mandiri, dapat diandalkan, percaya diri, serta berinisiatif tinggi.